Автоматизированной системой учета сегодня никого не удивишь – практически все активно развивающиеся организации так или иначе используют в своей деятельности электронные документы, будь то отчеты, служебные записки, письма, платежные поручения, накладные, акты и т.д. В некоторых случаях у фирмы просто нет возможности получить от контрагента документы на бумажных носителях.


Однако не стоит забывать о некоторых правилах учета электронной «первички». О них Минфин сообщил в письме от 13 августа 2007 г. № 03-01-239. В пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ установлено, что первичные документы можно составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации. При необходимости фирма должна скопировать необходимые документы на бумагу для других участников хозяйственных операций. Представить дубликат нужно и по требованию налоговой, суда и прокуратуры.


Минфин не исключает возможности использования электронной «первички» в других письмах: от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/2/28, от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297. Но в качестве обязательного условия нужно использовать ЭЦП (электронную цифровую подпись). Основанием для этого является положение о том, что любой документ, подписанный ЭЦП, равнозначен документу с традиционной подписью (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ). Исключение— законодательно установленное требование о составлении такого документа на бумаге.


Как электронная цифровая подпись может быть использовано название и пароль пользователя в автоматизированной системе учета (имя пользователя печатается на документе как колонтитул). Такие правила учета следует предусмотреть в Учетной политике, а также указать соответствия имен пользователей и должностных лиц организации.


Вряд ли это требование наличия ЭЦП нужно применять к документам, на которых такой реквизит как «подпись» вообще не предусмотрен, например: авиабилет, посадочный талон, табель учета рабочего времени.


Независимо от вида документов не стоит забывать о требованиях статьи 252 Налогового кодекса. Так, в целях налогообложения прибыли расходами признаются не только осуществленные (понесенные) налогоплательщиком и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Налогового кодекса, — убытки), но и обоснованные.


Если документы, которые подтверждают расходы фирмы, первоначально были оформлены контрагентами в электронном виде, то для целей учета расходов можно использовать их бумажные дубликаты (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Автор:Ревуцкая Вероника Анатольевна