Каких случаях функции бухгалтерии выгодно передавать на аутсорсинг?

 
Вы можете передать функции бухгалтерии на сторону как полностью, так и частично.

Полный аутсорсинг подходит небольшим компаниям, а также работающим по упрощенной системе налогообложения. В этих случаях не всегда экономически целесообразно держать бухгалтера на постоянной основе. 

Частичный аутсорсинг выгоден, например, при необходимости проведения трудоемкой работы, если штатная бухгалтерия загружена текущими делами либо просто недостаточно квалифицированна. Консалтинговой фирме можно заказать:

1. подготовку годового отчета
2. постановку кадрового учета (подготовку необходимых регламентов по учету кадров и составление типовых форм учетных документов для Вашей организации)
3. разработку положения по начислению заработной платы, если в организации сложная смешанная система оплаты труда
4. перевод отчетности на международные стандарты, если у Вас нет возможности взять отдельного сотрудника по GAAP или МСФО. 

Когда выгодно передать участок бухгалтерии на аутсорсинг?

1. Аутсорсинг хорош для новых предприятий, деятельность которых представляет собой набор типовых хозяйственных операций, а также для небольших действующих компаний, которые также не имеют специфичных операций. Обычно они занимаются такими видами деятельности, как оптовая торговля, сдача имущества в аренду, оказание услуг.

2. Удобно использовать смешанный вариант — простые ежедневные операции осуществляют внутренние бухгалтеры, а сложные бухгалтерские вопросы решают внешние. Так, с подготовкой некоторых бухгалтерских документов (счетов, актов) справятся внутренние бухгалтеры (если важна оперативность решения этих вопросов), а разработка схемы поставки продукции в другое государство и т.п. внутренним бухгалтерам уже не под силу из-за ограниченности их опыта. Поэтому в этом случае целесообразно привлечь внешних консультантов.

3. Если в организации много сотрудников, а штат бухгалтеров небольшой, и они не успевают оперативно работать, можно передать на аутсорсинг начисление заработной платы:
- сокращаются расходы на аренду офиса,
- обслуживание программного обеспечения,
- дополнительные расходы по социальному пакету для сотрудников


4. Если Ваш главный бухгалтер - высококлассный специалист, он не станет заниматься рутинной работой (так он теряет квалификацию), и удержать его в штате довольно тяжело. Его функции можно передать аудиторской фирме по договору бухгалтерского обслуживания, чтобы снизить риск потери специалиста, с которым Вы постоянно работаете.

Однако мы категорически не рекомендуем Вам полностью передавать на аутсорсинг бухгалтерию строительной компании, которая имеет серьезную специфику и требует очень вдумчивого подхода к подготовке первичных документов, понимания характера совершенных операций для их правильной квалификации. Здесь также требуется постоянный контроль за движением материальных ценностей. Это же касается бухгалтерской службы промышленного предприятия. 

Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии? 

Стоимость аутсорсинга бухгалтерских функций зависит от многих показателей — размера и оборота компании, сферы деятельности, объема работ. Стоимость полного аутсорсинга в Казани может колебаться от 10 тыс. руб. в месяц до 100 тыс. руб. и выше. При частичном аутсорсинге его стоимость колеблется от 2 тыс. руб. до 20 тыс. руб. в месяц и зависит от объема предоставляемых услуг. 

По некоторым данным, затраты при передаче бухгалтерского учета специализированной компании (если брать средние по Москве цены) составляют около одной тысячи долларов США в месяц. Небольшая организация или индивидуальный предприниматель могут передать свою бухгалтерию фирме-аутсорсеру за 300-500 долл. США в месяц, в зависимости от объемов обрабатываемой документации.

 

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии 

Плюсы. 

1. Экономия денег. Так, благодаря аутсорсингу компания экономит до 50% затрат, связанных с содержанием штатной бухгалтерии: нет необходимости оплачивать бухгалтерам отпуска и больничные, повышать квалификацию специалистов. 

2. Снижение административной нагрузки (организации рабочего места и административных расходов).

3. Экономия времени – не нужно постоянно следить за изменениями в законодательстве: аутсорсинговая компания сообщает о наиболее значимых изменениях.

4. Не нужно приобретать специальное программное обеспечение и литературу.

5. Специалисты высокого класса доступны в нужный момент – они знают специфику Вашего бизнеса и быстро найдут варианты решения в нестандартной ситуации.

 

Минусы.

1. Ответственность за достоверность бухгалтерского учета, своевременную сдачу отчетности и уплату налогов лежит в любом случае на Директоре и Главном бухгалтере Вашей организации. 

2. Появляется риск утечки информации. 

3. Аутсорсинговая компания по действующему законодательству не сможет быть Вашим законным представителем в решении налоговых и других споров, если только этот пункт не прописан в договоре. И, к сожалению, далеко не каждый аутсорсер соглашается принять на себя ответственность регулирования налоговых споров.

4. Отсутствие оперативной управленческой информации. Как правило, в ситуации передачи бухгалтерских функций сторонней компании ее сотрудники готовят отчетность с периодичностью примерно раз в месяц. Но определенная оперативная информация нужна руководителю каждый день. 

В договоре на бухгалтерское обслуживание можно закрепить ответственность аутсорсера за штрафы, которые будут наложены на Вашу компанию из-за его неверных действий. Однако имейте в виду, что исполнитель не несет ответственности в следующих случаях: 
1. первичные документы, переданные Вашими сотрудниками, содержали недостоверную информацию; 
2. первичные документы были представлены несвоевременно; 
3. все расчеты компанией-аутсорсером были представлены вовремя, но Ваши подчиненные перечислили налоги в бюджет с опозданием; 
4. должностные лица Вашей компании, совершая операции, нарушили законодательство (например, превысили лимит расчетов наличными, нарушили порядок ведения кассовых операций). 
Выбор аутсорсинговой компании

С Вашей стороны обязательно должен быть контроль аутсорсера, причем на первых порах достаточно тщательный. В дальнейшем, когда работа будет налажена, Вы можете контролировать только ключевые моменты, оставив текущий оперативный контроль ответственному лицу. 

Обязательно обращайте внимание на то, есть ли у аутсорсинговой компании страховка профессиональной ответственности. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у компании и достаточна ли страховая сумма. 

Некоторые фирмы могут сотрудничать только с мелкими или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы. 

На что обратить внимание при выборе фирмы-аутсорсера?

1. Возраст и репутация компании - важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. 

2. Обсуждение стоимости обслуживания. Представители серьезной аутсорсинговой фирмы не возьмутся рассчитывать предварительную стоимость услуг по телефону, а будут настаивать на личной встрече с руководством: слишком много факторов влияют на цену заказа. 

3. За некоторые услуги по договору бухобслуживания аутсорсинговая компания несет финансовую ответственность. Чем выше ответственность, тем выше цена. 

При подписании договора уточните:

1. сроки корректировки ошибок; 
2. объем предоставляемых основных и дополнительных услуг; 
3. способы общения и обмена информацией; 
4. количество нареканий (позитивных отзывов) со стороны обслуживаемых организаций; 
5. способы и условия страхования рисков, возникающих при некачественном оказании услуг; 
6. наличие (отсутствие) судебных исков. 

 

 

___________________________________________________________

Аутсорсинг – передача определенных рабочих функций сторонней организации.
Автор:Ревуцкая Вероника Анатольевна